Вопрос к бухгалтерам

[UzheTuta]

К нам пришла новая бухгалтерша, и конечно, "она все знает, и у нас все делалось неправильно".
Вопрос, собственно, такой:
У нас есть заказчики, так скажем, с разными payment terms.
Когда мы вводим invoice, то несколько аккаунтов задействованы. И sales discounts available в том числе.
В последнее время (с тех пор, как наша старая долгоздесьработающая) бухгалтерша ушла во многих случаях discount are taken outside of discount period и самому главному боссы это, естественно, не нравится.
Новая бухгалтерша хочет вообще избавится от этого аккаунта при вводе инвойса, т.е. по умолчанию мы не будем record the available discount, а брать его в момен оплаты.
Я, вообще-то IT, accounting немного знаю в рамках взятого мною давным-давно класса. После всех кадровых чисток и перестановок оказалось, что никто особо не знает, how to work the system. Так что все идут ко мне. Вот и она пришла, типа how to change the setups, they are all wrong!
Но я не бухгалтер и не могу принять решений, какие аккаунты использовать. Но мне кажется, что make sence keep the sales discount available, чисто интуитивно. Иначе, какие-то телодвжения надо будет делать в момен оплаты, все равно этот дискаунт record somehow, since the amount received is less than the invoice amount.
Гугление никаких ясностей по этому вопросу не дает.
Как, вообще, term discounts properly go through GL?

[Tanucha]

Не очень понятно про какие именно дискаунты вы говорите и что за аккаунт такой sales discounts available? пример проводки можете привести?

если речь про скидки за раннюю оплату - типа 2% 10 net 30, то его учитывают при оплате
если скидки за объем или еще какие - то их сразу при создании инвойса учитывают

[UzheTuta]

Не очень понятно про какие именно дискаунты вы говорите и что за аккаунт такой sales discounts available? пример проводки можете привести?

если речь про скидки за раннюю оплату - типа 2% 10 net 30, то его учитывают при оплате
если скидки за объем или еще какие - то их сразу при создании инвойса учитывают

Скидка за ранню оплату.
Например, 3% Net 7 (3% discount due in 7 days).
Вот такой distribution ($160 invoice):
Account Receivable - debit 155.20
Revenue - Product Sales - credit 160.00
Sales discount available - debit 4.80

Мы продаем goods, inventoried items.

Т.е., надо the other way around? Какой тогда примерно budet distribution, когда они заплатят в течении 7 дней 155.20 against 160 invoiced?

[UzheTuta]

When posting cash receipts:
If inside of discount period (paying 155.20):
debit to cash - 160
debit to sales discounts - 4.80
credit to sales discounts available - 4.80
credit to accounts receivables - 155.20

If outside of discount period (paying 160.00)
debit to cash - 160
credit to sales discount available - 4.80
credit to accounts receivables - 155.20

And if they pay 155.20, for example, and it is past due, than after cash apply the amount 4.80 would be still open on the document (against which the AR should be collecting, so I don't see where the problem with uncollected money would be, but it's just me)

[Tanucha]

Не очень понятно про какие именно дискаунты вы говорите и что за аккаунт такой sales discounts available? пример проводки можете привести?

если речь про скидки за раннюю оплату - типа 2% 10 net 30, то его учитывают при оплате
если скидки за объем или еще какие - то их сразу при создании инвойса учитывают

Скидка за ранню оплату.
Например, 3% Net 7 (3% discount due in 7 days).
Вот такой distribution ($160 invoice):
Account Receivable - debit 155.20
Revenue - Product Sales - credit 160.00
Sales discount available - debit 4.80

Мы продаем goods, inventoried items.

Т.е., надо the other way around? Какой тогда примерно budet distribution, когда они заплатят в течении 7 дней 155.20 against 160 invoiced?

ну можно и так, смотря где они этот sales discount available рапортуют - посмотрите что за аккаунт - balance sheet или P&L?
я подозреваю что это current assets - тогда так
в момент оплаты -
D cash 155.20
D sales discounts 4.80
C A/R 155.20
C sales discount availables 4.80

если на заплатили вовремя
D cash 160
C A/R 155.20
C sales discount available 4.80

[Tanucha]

When posting cash receipts:
If inside of discount period (paying 155.20):
debit to cash - 160
debit to sales discounts - 4.80
credit to sales discounts available - 4.80
credit to accounts receivables - 155.20

If outside of discount period (paying 160.00)
debit to cash - 160
credit to sales discount available - 4.80
credit to accounts receivables - 155.20

And if they pay 155.20, for example, and it is past due, than after cash apply the amount 4.80 would be still open on the document (against which the AR should be collecting, so I don't see where the problem with uncollected money would be, but it's just me)

первая транзакция - не сбалансирована, так быть не может

дописала
ну да, а если не доплатили - 4.80 будет висеть на инвойсе, только я б при такой оплате сначала 4,8 списала с sales discount available, а остаток - в A/R, отчётность почище будет

[UzheTuta]

When posting cash receipts:
If inside of discount period (paying 155.20):
debit to cash - 160
debit to sales discounts - 4.80
credit to sales discounts available - 4.80
credit to accounts receivables - 155.20

If outside of discount period (paying 160.00)
debit to cash - 160
credit to sales discount available - 4.80
credit to accounts receivables - 155.20

And if they pay 155.20, for example, and it is past due, than after cash apply the amount 4.80 would be still open on the document (against which the AR should be collecting, so I don't see where the problem with uncollected money would be, but it's just me)

первая транзакция - не сбалансирована, так быть не может

Sorry, it was 155.20 instead of 160.00

[UzheTuta]

Tanusha, спасибо вам за ответы!

У меня последнее время такое впечатление складывается (глядя на нескольких бухгалтеров которые начинали с тех пор, как старая ушла), что эти account setups вообще - matter of opinion.
Хотя я всегда думала, что бухгалтерия - точная наука.

Еще вопрос...Есть ли какие стандарты, ресурсы online, которыми вы пользуетесь?

[Tanucha]

в общем - нормальная вроде схема, только если списание в момент оплаты делать - distribution попроще выглядит, но может у предыдущего бухгалтера были свои причины такой огород городить

[Tanucha]

Tanusha, спасибо вам за ответы!

У меня последнее время такое впечатление складывается (глядя на нескольких бухгалтеров которые начинали с тех пор, как старая ушла), что эти account setups вообще - matter of opinion.
Хотя я всегда думала, что бухгалтерия - точная наука.

Еще вопрос...Есть ли какие стандарты, ресурсы online, которыми вы пользуетесь?

не за что
не, не точная, слишком много тонкостей всяких, главное чтоб в целом отчетность соответствовала стандартам боль-мень

у нас судьбоносные решения в запутанных случаях начальство принимает с помощью консалтеров, я только воплощаю... а так - учебники, интернет, cpe классы

[UzheTuta]

главное чтоб в целом отчетность соответствовала стандартам боль-мень

Мне кажется, что вопрос этот встал из-за того, что кто-то failed to collect proper amount, и как всегда у нас сводиться к тому - что нужно поменять в системе, чтобы этого больше не случилось.
Я, честно говоря, не вижу, каким образом предложенные изменения помогут в решении этой проблемы, так как и в том и в другом случае A/R trial balance покажет amounts open when a customer took a discount outside of discount date.
I think it's more a collection issue.
Что вы думаете? Есть ли best practices?

[Tanucha]

главное чтоб в целом отчетность соответствовала стандартам боль-мень

Мне кажется, что вопрос этот встал из-за того, что кто-то failed to collect proper amount, и как всегда у нас сводиться к тому - что нужно поменять в системе, чтобы этого больше не случилось.
Я, честно говоря, не вижу, каким образом предложенные изменения помогут в решении этой проблемы, так как и в том и в другом случае A/R trial balance покажет amounts open when a customer took a discount outside of discount date.
I think it's more a collection issue.
Что вы думаете? Есть ли best practices?

я про бест практис ничего не знаю, я коллекшн не люблю и стараюсь держаться от него подальше насколько это возможно

я думаю что лучше этот sales discounts available счет убрать, потому как неизвестно правильно ли поступившие деньги списываются если получили деньги после discount date. Вполне очевидная дырка - a/r списали, а дискаунт так и остался висеть, и в a/r trial balance может и не попасть.
В общем, я б от него избавилась и пошла нормльным путем - всю сумму сразу в A/R, а если деньги получили до истечения срока дискаунта.

d a/r 160
c sales 160

d cash 155.20
d sales discounts 8.4
c a/r 160

[Osen']

Когда я работала в маленькой компании, и cash application and collections занимался один человек, который был в курсе что кастомер took unauthorized discount, то етому человеку было легко делать collection call - он знал в чем проблема.
Сейчас я работаю в компании намного больше, где только cash app три человека, и еше три в collections. И это действительно нехилая проблема, поскольку если ты оставишь баланс на инвойсе, collection не будет знать почему пока AR clerk не скажет, что ето был unauthorized discount taken. А когда таких проблем сотни за неделю, proper procedure просто необходима для контроля.
В нашей компании это было решено в системе путем создания problem codes. То есть если discount is taken outside range, то мы оставляем баланс на инвойсе, и assign problem code этому инвойсу. Каждый день collections and AR получают репорт из системы с cash app problems с предыдушего дня, и collections review it right away, and make a decision - allow discount or charge the customer back.
Я бы не стала создавать discount allowance account. Discount must be recognized only when paid within terms. С моей точки зрения если в AR записывать сумму с учетом дискаунта, то AR будут understated.